Когда компания имеет расходы, связанные с основной или хозяйственной деятельностью, удобнее всего оплачивать их с помощью банковской карты, чем обычным переводом по реквизитам. Такие расходы могут включать в себя транспортные, командировочные, накладные и расходы на представительскую деятельность. Оформить корпоративную банковскую карту - это один из способов упростить эту задачу для компании. Такую карту смогут использовать только определенные сотрудники.

Хотите узнать, стоит ли вам оформлять корпоративную банковскую карту и какой преимущества она дает? В данной статье мы рассмотрим основные аспекты, связанные с использованием корпоративных карт для юридических лиц, а также проанализируем несколько конкретных предложений банков в отношении условий и тарифов.

Использование корпоративных банковских карт

Корпоративная банковская карта отличается от обычной тем, что она привязана к счету юридического лица - расчетному или отдельному карточному. Всюду, где необходимо выдать сотруднику деньги под отчет, компания может использовать корпоративную карту. Карта может быть выдана как дебетовая, так и кредитная, именная или на предъявителя.

Это позволяет упростить и оптимизировать расходы компании, аналогичные расходам обычного физического лица. Например, компания может приобрести подарок для сотрудника на день рождения, организовать маленькую вечеринку в отделе, отправить кого-то в срочную командировку с проживанием в гостинице, пригласить клиента на обед или заказать такси - список может быть очень длинным.

В рамках «Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», утвержденного ЦБ РФ 24 декабря 2004 года под № 266-П, происходит выпуск и выдача корпоративных карт. Если компания решила получить такую карту, необходимо подать заявление в банк. Список документов, которые требуются для оформления заявки, устанавливается каждым банком индивидуально.

После подачи заявления и документов банк проводит проверку и, при положительном решении, заключает договор о выпуске и обслуживании корпоративной карты. В этом договоре указываются данные сотрудников, которые будут использовать данную карту. Кроме того, каждая карта может иметь индивидуальный лимит на списание средств, который обычно ограничивается, например, до 50 000 рублей в месяц.

Статья: Правила использования корпоративных банковских карт

Управление предприятия определяет порядок использования корпоративных банковских карт. Указанный порядок должен быть зафиксирован в локальном нормативном документе – Положении, которое предоставляет ответы на ряд важных вопросов.

К Положению относятся следующие пункты:

1. Описание процедуры использования PIN-кода карты, который является конфиденциальной информацией и не должен быть сообщен третьим лицам.
2. Предоставление отчета о расходе средств по карте в течение двух-пяти рабочих дней, в котором сотрудник обязан отчитаться перед директором организации и/или главным бухгалтером и приложить чеки к отчету.
3. Введение штрафов при непредставлении отчета. Суммы, указанные на карте, могут быть удержаны из заработной платы сотрудника, который произвел расчеты.
4. Ведение учета корпоративных карт – выдача и возврат карт. Для этого создается специальный журнал учета.
5. Меры, которые должны быть приняты в том случае, если корпоративная банковская карта была утеряна или похищена. Факт утери карты должен быть мгновенно сообщен банку, который принимает меры по блокированию карты. Если держатель карты не успел связаться с банком своевременно и предприятие вынуждено понести ущерб, то сотрудник, держащий карту, должен возместить сумму ущерба.

Важно знать!

Обычно оплата с помощью корпоративной банковской карты производится безналичным путем.

Факт произведенных расчетов по картам будет отображен в соответствующей выписке по счету. Списание средств на счету будет производиться на дату формирования выписки.

Плюсы использования корпоративных банковских карт.

Если вы являетесь руководителем предприятия, то мы можем порекомендовать вам использовать корпоративные банковские карты, благодаря следующим их преимуществам:

1. Оплата онлайн-покупок с предварительной оплатой становится возможной.
2. Доступ к средствам компании предоставлен круглосуточно, а также есть возможность снятия наличных в банкоматах.
3. Если происходят сомнительные операции или карта была утеряна, ее можно заблокировать и сохранить средства.
4. Платеж на сумму более 100 000 рублей легко осуществляется при помощи корпоративной карты (которая является порогом для наличных расчетов предприятий).
5. Корпоративной картой можно расплачиваться зарубежом, с автоматической конвертацией валют.
6. Лимит расходов можно установить при использовании корпоративных карт.
7. Бухгалтерия может контролировать расходы по карте, заказав детальную выписку.
8. В режиме реального времени можно получать SMS-уведомления обо всех операциях, выполненных с картой.
9. Для информирования налоговых органов и внебюджетных фондов не требуется информировать оформление корпоративных карт и открытие карточных счетов. Эта обязанность была отменена Федеральным законом от 2 апреля 2014 года № 52-ФЗ.

Фото: freepik.com