Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Сегодня компании сталкиваются с необходимостью обработки огромного количества различных документов, и классификация является одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте. Чтобы упростить эту рутина и выполнить эту задачу более эффективно, многие компании решают проблему с помощью интеллектуальных решений, таких как программные комплексы, которые могут распознавать и классифицировать документы, а также извлекать данные и проверять их на правильность.

Автоматизация процесса ввода документов в корпоративную систему может существенно ускорить работу сотрудников и снизить процент ошибок. В некоторых случаях, программы могут не только распознавать документы, но и проверять их корректность. Также, с помощью функции автообучения, эти программы могут формировать автоответы для пользователей или направить заявку компетентному сотруднику, что значительно экономит время на обслуживание заявок.

Документы, которые могут быть обработаны, могут быть использованы из любых источников: облачных хранилищ, сетевых директорий, сканеров, электронных писем и фотографий. Существуют также решения, позволяющие интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему.

При выборе программного комплекса для обработки информации, рекомендуется присмотреться к проверенным компаниям, имеющим продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области.

ABBYY – одна из таких компаний. Они предлагают интеллектуальные решения для обработки и классификации документов, которые ускорят работу сотрудников и снизят процент ошибок. Благодаря этому, компании смогут упростить свою работу и сохранить время и трудозатраты на обработку документов.

Как классифицируются документы в делопроизводстве

Существует множество принципов классификации документов в делопроизводстве: по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и по уровню секретности. Однако наиболее востребованными в практической работе в организациях являются два способа: классификация документов по сфере их использования и по содержанию.

Классификация по сфере использования включает следующие подгруппы:

• организационно-правовые (договора, уставы, положения, должностные инструкции, штатное расписание),
• распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения),
• учетно-расчетные (бухгалтерские) (счета-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера),
• информационно-справочные (служебные записки, справки, письма, протоколы, докладные, объяснительные),
• нормативные (нормы, своды правил, стандарты, руководящие документы, регламенты) и
• коммерческие контракты или договоры.

Классификация по содержанию, или семантическая классификация, определяется по содержанию документа. Так, для понимания того, к какой группе относится документ, необходимо его прочитать. Например, чтобы понять, что у вас в руках именно договор, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

Каждый документ может быть классифицирован как по типу, так и по содержанию. Сотрудники, ответственные за обработку, должны определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный, ввести его в систему и при необходимости направить в соответствующее подразделение. Ручная обработка документов может привести к ошибкам ввода и искажению данных, что в свою очередь неприемлемо, если компания хочет занимать лидирующие позиции на рынке.

Также с клиентскими запросами или электронными письмами могут возникнуть проблемы. Почти 30% клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение получаса, а более половины считают, что компания должна отвечать на запросы в выходные дни и в ночное время. Несвоевременные ответы на клиентские запросы могут снизить уровень доверия к компании.

Согласно данным Accenture, 83% клиентов готовы сменить компанию, если их не устроит качество сервиса.

ABBYY предлагает решения, которые могут упростить процесс классификации и повысить качество обработки документов.

ABBYY предлагает решения для оптимизации бизнес-процессов в различных отраслях и подразделениях компаний. Технология оптического распознавания текста ABBYY OCR позволяет конвертировать бумажные документы или сканы, фотографии и PDF-документы в любой редактируемый формат, включая Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие.

ABBYY Compreno, являющаяся уникальной технологией для анализа и понимания текстов на естественных языках, способна производить полный семантико-синтаксический анализ текста и анализировать события и связи. Это дает возможность увеличить полноту и качество значимой для компании информации, осуществлять классификацию документов по содержанию, искать документы, похожие по смыслу, а также аннотировать и реферировать их.

С помощью интеллектуальных решений ABBYY можно круглосуточно отвечать на вопросы клиентов, автоматически формируя ответы на основании собранных ранее электронных писем, платежей и звонков. ABBYY FlexiCapture Engine позволяет классифицировать любые документы, используя оптическое распознавание символов, метки и интеллектуальную обработку печатных документов. Это решение способно классифицировать структурированные и неструктурированные документы, а также документы, заполненные как на компьютере, так и от руки.

ABBYY Smart Classifier SDK - это решение на базе технологии ABBYY Compreno для классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. Оно позволяет автоматически распределять поток входящих документов, классифицировать их и легко находить в корпоративной системе.

ABBYY FlexiCapture и ABBYY Smart Classifier SDK будут эффективны во всех компаниях, особенно в крупных организациях, где на классификацию документов и клиентских запросов расходуется много времени.

Интеллектуальные решения ABBYY позволяют избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить в системе нужные документы и контролировать доступ к конфиденциальной информации. Они также способны автоматически распределять документы по определенным категориям. С применением "умных" технологий ABBYY повышается качество обслуживания клиентов и снижается процент отказов от услуг компании, так как у сотрудников высвобождается время на работу с клиентами.

Фото: freepik.com